¿Qué es la concordancia a tres bandas?
La concordancia a tres bandas es una técnica de verificación de pagos para asegurar que una factura de proveedor es válida. Cuando el departamento de cuentas por pagar recibe una factura de un proveedor, coteja la siguiente información:
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La información de la factura del proveedor con una copia de la orden de compra relacionada que le ha remitido el departamento de compras. El pedido de compra establece la cantidad y el precio al que la empresa se compromete a comprar los bienes o servicios indicados en la factura del proveedor.
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La factura del proveedor a la documentación de recepción que el departamento de recepción ha remitido al departamento de contabilidad, para garantizar que la mercancía se ha recibido, que está en la cantidad correcta y que está en buen estado.
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Excluyendo las facturas de bajo importe y las recurrentes del requisito de conciliación.
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Permitiendo que el personal de cuentas a pagar apruebe las facturas si los precios y las unidades que figuran en la factura del proveedor están dentro de un pequeño porcentaje de los importes designados en el pedido.
Así, el concepto de «matching a tres bandas» se refiere a la coincidencia de tres documentos -la factura, la orden de compra y el informe de recepción- para asegurar que se debe realizar un pago. El procedimiento se utiliza para garantizar que sólo se reembolsan las compras autorizadas, evitando así las pérdidas debidas a fraudes y descuidos.
Si este cotejo a tres bandas revela que la factura del proveedor está en orden, entonces el personal de cuentas por pagar procesa la factura para su pago. Si no es así, el personal se pone en contacto con el proveedor en relación con cualquier problema que haya encontrado, lo que puede dar lugar a la emisión de una factura revisada o tal vez una nota de crédito por parte del proveedor.
Desventajas de la correspondencia a tres bandas
El concepto de correspondencia a tres bandas tiene problemas. Requiere mucho trabajo y puede ser difícil acumular la información necesaria, lo que puede provocar retrasos en los pagos mientras el personal de cuentas por pagar busca la información que falta. Los retrasos pueden molestar a los proveedores y también impedir que la empresa se acoja a los descuentos por pronto pago. Puede hacer que la conciliación a tres bandas sea más eficiente:
Concordancia tripartita automatizada
También existen soluciones de concordancia tripartita automatizada que requieren el uso de sistemas de planificación de recursos empresariales totalmente integrados, pero incluso estas soluciones expulsarán algunas transacciones para las que la solución automatizada falla, requiriendo la investigación manual de las discrepancias. Estos sistemas automatizados son tan caros que no son una solución viable para las empresas más pequeñas.
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