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Che cos’è la corrispondenza a tre vie?

La corrispondenza a tre vie è una tecnica di verifica dei pagamenti per assicurare la validità di una fattura fornitore. Quando l’ufficio pagamenti riceve una fattura da un fornitore, confronta le seguenti informazioni:

• Le informazioni sulla fattura del fornitore con una copia del relativo ordine di acquisto che gli è stato trasmesso dall’ufficio acquisti. L’ordine di acquisto indica la quantità e il prezzo al quale l’azienda accetta di acquistare i beni o i servizi indicati nella fattura del fornitore.

• La fattura del fornitore alla documentazione di ricezione trasmessa al reparto contabilità dal reparto ricezione, per assicurare che la merce sia stata ricevuta, che sia nella quantità corretta e che sia in buone condizioni.

Pertanto, il concetto di “corrispondenza a tre vie” si riferisce alla corrispondenza di tre documenti – la fattura, l’ordine di acquisto e il rapporto di ricezione – per garantire che un pagamento debba essere effettuato. La procedura serve a garantire che solo gli acquisti autorizzati siano rimborsati, prevenendo così le perdite dovute a frodi e disattenzioni.

Se questa corrispondenza a tre vie rivela che la fattura del fornitore è in ordine, allora il personale della contabilità fornitori elabora la fattura per il pagamento. In caso contrario, lo staff contatta il fornitore in merito a qualsiasi problema riscontrato, il che può comportare l’emissione di una fattura modificata o forse di una nota di credito da parte del fornitore.

Svantaggi del Three-Way Matching

Il concetto di corrispondenza a tre vie ha dei problemi. È molto laborioso, e può essere difficile accumulare le informazioni richieste, il che può portare a ritardi nei pagamenti mentre il personale della contabilità fornitori cerca le informazioni mancanti. I ritardi possono infastidire i fornitori e anche impedire a un’azienda di usufruire di sconti sui pagamenti anticipati. Potete rendere più efficiente la corrispondenza a tre vie:

• Escludendo le fatture di piccolo importo e quelle ricorrenti dal requisito della corrispondenza.

• Permettendo allo staff della contabilità fornitori di approvare le fatture se i prezzi e le unità elencate nella fattura del fornitore sono entro pochi punti percentuali degli importi indicati nell’ordine di acquisto.

Corrispondenza automatica a tre vie

Esistono anche soluzioni automatiche a tre vie che richiedono l’uso di sistemi di pianificazione delle risorse aziendali completamente integrati, ma anche queste soluzioni escludono alcune transazioni per le quali la soluzione automatica non riesce, richiedendo un’indagine manuale delle discrepanze. Questi sistemi automatizzati sono così costosi che non sono una soluzione praticabile per le piccole imprese.

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