O que é a correspondência tripartida?
A correspondência tripartida é uma técnica de verificação de pagamentos para assegurar que uma factura do fornecedor é válida. Quando o departamento de contas a pagar recebe uma factura de um fornecedor, esta corresponde às seguintes informações:
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As informações sobre a factura do fornecedor a uma cópia da respectiva ordem de compra que lhe foi enviada pelo departamento de compras. O pedido de compra indica a quantidade e o preço a que a empresa concorda em comprar os bens ou serviços indicados na factura do fornecedor.
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A factura do fornecedor para receber a documentação enviada ao departamento de contabilidade pelo departamento de recepção, para garantir que os bens foram recebidos, que estão na quantidade correcta, e que estão em boas condições.
Assim, o conceito de “correspondência tripartida” refere-se à correspondência de três documentos – a factura, o pedido de compra, e o relatório de recepção – para assegurar que um pagamento deve ser efectuado. O procedimento é utilizado para assegurar que apenas as compras autorizadas são reembolsadas, evitando assim perdas devidas a fraude e descuido.
Se esta correspondência tripartida revelar que a factura do fornecedor está em boa ordem, então o pessoal de contas a pagar processa a factura para pagamento. Caso contrário, o pessoal contacta o fornecedor relativamente a quaisquer problemas encontrados, o que pode resultar na emissão de uma factura revista ou talvez uma nota de crédito pelo fornecedor.
Disvantagens da correspondência tripartida
O conceito de correspondência tripartida tem problemas. É muito trabalhoso, e pode ser difícil acumular a informação necessária, o que pode resultar em pagamentos atrasados enquanto o pessoal das contas a pagar procura a informação em falta. Os atrasos podem incomodar os fornecedores, e também impedir uma empresa de beneficiar de descontos nos pagamentos antecipados. Pode tornar a correspondência tripartida mais eficiente por:
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Excluindo facturas de pequeno montante e recorrentes da exigência de correspondência.
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Permitir que o pessoal de contas a pagar aprove facturas se os preços e unidades indicados na factura do fornecedor estiverem dentro de alguns por cento dos montantes designados na ordem de compra.
Automated Three-Way Matching
Também estão disponíveis soluções de correspondência automatizada de três vias que requerem a utilização de sistemas de planeamento de recursos empresariais totalmente integrados, mas mesmo estas soluções irão expulsar algumas transacções para as quais a solução automatizada falha, exigindo uma investigação manual das discrepâncias. Estes sistemas automatizados são tão caros que não são uma solução viável para pequenas empresas.
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