Avez-vous peur d’assister à la réunion hebdomadaire du personnel ? Vous arrive-t-il de vous retrouver assis là, à faire tourner votre stylo et à résister à la tentation de jeter un coup d’œil à votre Smartphone, en vous demandant pourquoi diable vous êtes là alors que vous avez tant d’autres choses à faire ? Ou pire, êtes-vous en bout de table en train de diriger la réunion alors que vous observez le désintérêt des autres ? Vous n’êtes pas seul. Les réunions mal gérées sont un tueur de productivité et elles n’aident certainement pas le moral des employés. Dites adieu à ces réunions ennuyeuses et apprenez à mener des réunions efficaces qui laissent les employés engagés et motivés.
7 conseils pour des réunions efficaces
Établir l’objectif de la réunion
Avant d’envoyer une alerte de réunion et de la mettre sur votre calendrier, demandez-vous pourquoi vous voulez organiser une réunion et déterminez l’objectif. S’agit-il d’une réunion visant à mettre les employés au courant d’un changement de direction ? Prenez-vous une décision concernant un projet ? S’agit-il d’une séance de brainstorming pour une nouvelle stratégie commerciale ? Soyez certain que le fait de rassembler les employés dans une pièce pour une discussion et une interaction en face à face est nécessaire pour votre objectif ; si le but de la réunion est une mise à jour de statut, peut-être que l’envoi d’un courriel de groupe est une meilleure utilisation du temps de chacun.
Communiquez le but de la réunion
Lorsque vous invitez d’autres personnes à votre réunion, soyez clair sur le but de la réunion. Cela vous permettra non seulement de rester concentré, mais aussi de permettre aux employés d’assister à la réunion en étant préparés, soit avec des documents, soit avec des réflexions sur le sujet abordé. La communication est essentielle pour une réunion efficace.
Sélectionnez les participants
Personne n’apprécie d’assister à une réunion qui n’a aucun rapport avec lui ou son travail. Déterminez qui doit vraiment être présent et pourquoi. De quelle contribution avez-vous besoin ? Quels collègues doivent participer et auront probablement des questions sur le sujet ? Si une personne figurant sur votre liste a simplement besoin d’être informée de ce qui a été discuté, rendez-lui service et retirez-la de la liste. Vous pouvez facilement les mettre au courant par un courriel de suivi. Le temps est précieux et aucun employeur ne veut avoir un impact négatif sur la productivité en faisant participer ses employés à des réunions inutiles.
Vous devez créer un ordre du jour de réunion
Tenir une réunion sans ordre du jour défini revient à monter dans un voilier et à espérer que le vent vous emmène là où vous voulez aller. Vous serez – littéralement – perdu en mer. L’ordre du jour de votre réunion vous guidera vers votre destination finale. Indiquez les sujets qui seront abordés et qui abordera chaque point si d’autres personnes y participent. Envoyez l’ordre du jour par courriel aux participants à l’avance afin que chacun sache à quoi s’attendre et vienne préparé.
S’en tenir à votre plan
Même la réunion la mieux planifiée tournera mal si la discussion déraille et part sur des sujets tangentiels. C’est pourquoi la plupart des réunions n’atteignent pas leur objectif : elles ne restent pas sur la bonne voie. Dès le début de la réunion, établissez des règles de base et une durée déterminée pour chaque point de l’ordre du jour et pour l’ensemble de la réunion. Par exemple, « Merci d’être venus aujourd’hui. Le temps de chacun est précieux et mon objectif est de limiter cette réunion à moins d’une heure. Tenons-nous en aux points à l’ordre du jour et réservons les discussions sur d’autres sujets pour plus tard. » Réintégrez toute personne qui monopolise la discussion ou introduit des sujets, non inscrits à l’ordre du jour.
Gardez-les engagés
Les aides visuelles contribuent grandement à garder tout le monde concentré sur la réunion et non sur son téléphone ou l’horloge. Affichez l’ordre du jour sur un tableau intelligent à l’avant de la salle. Projetez des visuels sur un grand écran à l’aide d’un ordinateur ; tout ce qu’il faut pour garder leurs yeux en avant.
Résumez la réunion
Vous avez déjà quitté une réunion en ayant une conclusion totalement différente de celle de votre collègue ? Assurez-vous que cela ne se produise pas avec votre réunion en envoyant un courriel de suivi dans les 24 heures. Incluez un résumé, soulignez les principaux sujets abordés, les tâches assignées et indiquez les échéances. En envoyant cela en temps voulu, vous vous assurez que les participants ne se dirigent pas dans la mauvaise direction.
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