Heading

Co to jest Three-Way Matching?

Trójstronne dopasowanie jest techniką weryfikacji płatności w celu zapewnienia, że faktura dostawcy jest ważna. Kiedy dział zobowiązań otrzymuje fakturę od dostawcy, porównuje następujące informacje:

• Informacje na fakturze dostawcy z kopią powiązanego zamówienia zakupu, które zostało przekazane przez dział zakupów. Zamówienie zakupu określa ilość i cenę, po której firma zgadza się kupić towary lub usługi określone na fakturze dostawcy.

• Faktura dostawcy do dokumentacji odbiorczej przekazanej do działu księgowości przez dział odbiorów, aby zapewnić, że towary zostały odebrane, że są w odpowiedniej ilości i że są w dobrym stanie.

W związku z tym koncepcja „trójstronnego dopasowania” odnosi się do dopasowania trzech dokumentów – faktury, zamówienia zakupu i raportu odbioru – w celu zapewnienia, że płatność powinna zostać dokonana. Procedura ta jest stosowana w celu zapewnienia, że tylko autoryzowane zakupy są refundowane, co zapobiega stratom wynikającym z oszustw i nieostrożności.

Jeśli to trójstronne dopasowanie ujawni, że faktura dostawcy jest w dobrym porządku, wówczas pracownicy działu zobowiązań przetwarzają fakturę do zapłaty. Jeśli nie, pracownicy kontaktują się z dostawcą w sprawie wszelkich znalezionych problemów, co może skutkować wystawieniem poprawionej faktury lub noty kredytowej przez dostawcę.

Wady trójstronnego dopasowania

Koncepcja trójstronnego dopasowania ma pewne problemy. Jest bardzo pracochłonna i może być trudno zgromadzić wymagane informacje, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach, podczas gdy pracownicy działu księgowości szukają brakujących informacji. Opóźnienia mogą irytować dostawców, a także uniemożliwić firmie skorzystanie z rabatów za wczesną płatność. Można zwiększyć efektywność dopasowywania trójstronnego poprzez:

• Wyłączenie z wymogu dopasowywania faktur o małej wartości i faktur powtarzających się.

• Zezwolenie pracownikom działu zobowiązań na zatwierdzanie faktur, jeśli ceny i jednostki podane na fakturze dostawcy mieszczą się w kilku procentach kwot określonych w zamówieniu zakupu.

Automatyczne dopasowywanie trójstronne

Dostępne są również zautomatyzowane rozwiązania dopasowywania trójstronnego, które wymagają użycia w pełni zintegrowanych systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa, ale nawet te rozwiązania wyrzucają niektóre transakcje, w przypadku których rozwiązanie automatyczne zawodzi, wymagając ręcznego sprawdzenia rozbieżności. Te zautomatyzowane systemy są tak drogie, że nie są opłacalnym rozwiązaniem dla mniejszych firm.

Kursy powiązane

Optymalna księgowość dla zobowiązań
Zarządzanie zobowiązaniami