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Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?

Der Drei-Wege-Abgleich ist eine Zahlungsüberprüfungstechnik, um sicherzustellen, dass eine Lieferantenrechnung gültig ist. Wenn die Kreditorenabteilung eine Rechnung von einem Lieferanten erhält, gleicht sie die folgenden Informationen ab:

• Die Informationen auf der Lieferantenrechnung werden mit einer Kopie der zugehörigen Bestellung verglichen, die von der Einkaufsabteilung an sie weitergeleitet wurde. Die Bestellung gibt die Menge und den Preis an, zu denen sich das Unternehmen bereit erklärt, die auf der Lieferantenrechnung angegebenen Waren oder Dienstleistungen zu kaufen.

• Die Lieferantenrechnung zur Wareneingangsdokumentation, die von der Wareneingangsabteilung an die Buchhaltung weitergeleitet wird, um sicherzustellen, dass die Ware eingegangen ist, dass sie in der richtigen Menge vorliegt und dass sie in gutem Zustand ist.

Das Konzept des „Drei-Wege-Abgleichs“ bezieht sich also auf den Abgleich von drei Dokumenten – der Rechnung, der Bestellung und dem Wareneingangsbericht – um sicherzustellen, dass eine Zahlung erfolgen soll. Das Verfahren wird eingesetzt, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Einkäufe erstattet werden und somit Verluste durch Betrug und Nachlässigkeit vermieden werden.

Wenn dieser Drei-Wege-Abgleich ergibt, dass die Lieferantenrechnung in Ordnung ist, dann bearbeitet die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung zur Zahlung. Ist dies nicht der Fall, setzen sich die Mitarbeiter mit dem Lieferanten bezüglich der gefundenen Probleme in Verbindung, was zur Ausstellung einer überarbeiteten Rechnung oder vielleicht einer Gutschrift durch den Lieferanten führen kann.

Nachteile des Drei-Wege-Abgleichs

Das Konzept des Drei-Wege-Abgleichs hat einige Probleme. Es ist sehr arbeitsintensiv, und es kann schwierig sein, die erforderlichen Informationen zusammenzutragen, was zu verzögerten Zahlungen führen kann, während die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung nach fehlenden Informationen suchen. Verzögerungen können Lieferanten verärgern und ein Unternehmen auch daran hindern, Skonti in Anspruch zu nehmen. Sie können den Drei-Wege-Abgleich effizienter gestalten, indem Sie:

• Kleinbetragsrechnungen und wiederkehrende Rechnungen von der Abgleichsanforderung ausschließen.

• den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung erlauben, Rechnungen zu genehmigen, wenn die in der Lieferantenrechnung aufgeführten Preise und Einheiten innerhalb weniger Prozent der in der Bestellung angegebenen Beträge liegen.

Automatisierter Drei-Wege-Abgleich

Es gibt auch automatisierte Lösungen für den Drei-Wege-Abgleich, die den Einsatz voll integrierter Warenwirtschaftssysteme erfordern, aber selbst diese Lösungen werden einige Transaktionen ausschließen, bei denen die automatisierte Lösung versagt, so dass eine manuelle Untersuchung der Diskrepanzen erforderlich ist. Diese automatisierten Systeme sind so teuer, dass sie für kleinere Unternehmen keine praktikable Lösung darstellen.

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