Osoby zatrudniające pracowników domowych takich jak nianie, sprzątaczki, ogrodnicy i gosposie są uważane za pracodawców. Konkretnie, są oni „pracodawcami domowymi”, według IRS, i muszą stosować się do wszystkich zwykłych przepisów podatkowych dotyczących pracowników.
Podatki FICA
Podatki FICA to podatki Social Security i Medicare. Są one potrącane z wynagrodzenia pracowników i są również płacone przez pracodawców – każdy płaci połowę. Mają zastosowanie do pracowników krajowych, jeśli płacisz pracownikowi więcej niż $2,100 rocznie od 2019 roku. Ten limit może się zmieniać co roku.
Podatek FICA wynosi łącznie 15,3%-12,4% na Social Security i dodatkowe 2,9% na Medicare. To daje 7,65% od wypłacanych wynagrodzeń dla pracodawcy i pracownika. Musisz potrącić wymaganą kwotę z każdej wypłaty i odłożyć równowartość z własnych funduszy.
Musisz również potrącić kwotę dodatkowego podatku Medicare od każdego pracownika prowadzącego jednoosobowe gospodarstwo domowe, któremu wypłacasz $200,000 lub więcej rocznie począwszy od 2019 roku. Kwota ta wzrasta do $250,000 dla pracowników, którzy są w związku małżeńskim i składają wniosek wspólnie, a spada do $125,000, jeśli są w związku małżeńskim, ale składają wniosek osobno.
Podatek jest od pracownika, więc jeśli płacisz kilku pracownikom więcej niż roczne minimum, podatek musi być zapłacony za każdego z nich.
Tylko wynagrodzenia do „podstawy wynagrodzenia” w wysokości $132,900 podlegają części Social Security podatku od 2019 roku. Upewnij się, że Twój pracownik poinformuje Cię o osiągnięciu tego poziomu zarobków w ciągu roku, ponieważ posiada inną pracę. W tym momencie możesz zatrzymać potrącanie podatku na resztę roku.
Wyłączeni pracownicy
Istnieją pewne przypadki, kiedy nie musisz płacić podatków od zatrudnienia dla pracowników domowych. Pracownicy są zwolnieni, jeśli faktycznie pracują dla agencji, a nie dla Ciebie. Innymi słowy, płacisz agencji i przenosisz odpowiedzialność za podatki od zatrudnienia na ten podmiot.
Pracownicy są zwolnieni, jeśli zapewniają opiekę w swoim własnym domu, a nie Twoim, np. opiekunka do dziecka. Twój współmałżonek i rodzice są zwolnieni z podatku, chociaż pewne wyjątki dotyczą rodziców. Małoletni poniżej 18 roku życia są zwolnieni, a specjalne zasady dotyczą płacenia własnym dzieciom.
Pobieranie podatku dochodowego
Nie musisz pobierać podatku dochodowego z wynagrodzenia pracowników domowych, ale możesz to zrobić, jeśli pracownik tego zażąda. Poproś pracownika o wypełnienie formularza W-4, który dostarczy Ci informacji potrzebnych do obliczenia właściwej kwoty do potrącenia.
Podatek od bezrobocia
Ten podatek jest płacony przez Ciebie, nie przez pracownika. Od 2019 roku wynosi on 6% od wynagrodzenia do $7,000 za rok kalendarzowy, jeśli płacisz pracownikowi co najmniej $1,000. Możesz przestać płacić ten podatek, gdy zarobki osiągną $7,000.
Płace wypłacane dziecku poniżej 21 roku życia, małżonkowi i rodzicom są zwolnione z podatku i możesz ubiegać się o ulgę podatkową do 5.4%.
Wymogi dotyczące raportowania i płatności
Musisz okresowo przekazywać wszelkie kwoty potrącane z podatku FICA i podatku dochodowego do IRS, oraz raportować kwoty należne i zapłacone kwartalnie na formularzu IRS Form 941.
Każdy pracownik musi również otrzymać roczny raport płac i kwot potrącanych z podatku na formularzu W-2. Należy dostarczyć do Social Security Administration kopie wszystkich formularzy W-2 i formularzy przekazu na formularzu W-3.
Praca papierkowa dla nowo zatrudnionych
Musisz również wypełnić pewne formalności dla nowo zatrudnionych, a to wiąże się z wieloma zadaniami.
Uzyskaj federalny numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN) z IRS. To jest jak numer Social Security, ale jest dla pracodawców.
Pozwól pracownikowi wypełnić formularz W-4, abyś mógł obliczyć federalne potrącenia podatkowe.
Weryfikuj uprawnienia pracownika do pracy w USA poprzez wypełnienie formularza I-9. Świadome zatrudnianie nielegalnych obcokrajowców jest niezgodne z prawem.
Zarejestruj się w swoim stanie jako pracodawca.
Powinieneś również ustalić, czy twój pracownik kwalifikuje się do otrzymania kredytu podatkowego (EIC) dla osób o niskich dochodach. Jesteś zobowiązany do dostarczenia zawiadomienia o tym kredycie, jeśli zgadzasz się na potrącanie podatku dochodowego z ich pensji i jeśli są one poniżej progów potrącania zgodnie z federalnymi tabelami potrąceń podatku dochodowego na dany rok.
Musisz dostarczyć zawiadomienie o EIC pracownikom, którzy zarabiają mniej niż $49,194 od 2018 roku lub $54,884 jeśli są małżeństwem i składają zeznanie wspólnie. Progi te są indeksowane o inflację, więc sprawdzaj je co roku.
Jak złożyć raporty podatkowe na koniec roku
Musisz złożyć Schedule H, formularz Household Employment Taxes, wraz z osobistym zeznaniem podatkowym, jeśli płacisz pracownikowi domowemu więcej niż $2,100. Formularz ten zawiera informacje dotyczące wysokości płaconego podatku, potrącanych podatków dochodowych oraz podatków FICA potrącanych i płaconych w ciągu roku.
Jeśli zatrudniasz niezależnego wykonawcę
Zasady są zupełnie inne, jeśli zatrudniasz niezależnego wykonawcę do pracy w domu. Nie musisz płacić części podatków FICA ani martwić się o potrącanie z ich pensji – ci pracownicy są odpowiedzialni za płacenie własnych podatków.
The IRS wskazuje, że prawdopodobnie zatrudniłeś niezależnego wykonawcę, jeśli osoba ta określa kiedy i w jaki sposób jej praca dla Ciebie jest wykonywana. Kontrahent zazwyczaj wykonuje pracę dla kilku innych rodzin oprócz twojej własnej.
Joe’s Lawn Care wykonuje twoją pielęgnację krajobrazu w dniu i o godzinie, które określił Joe. Wciska Cię między innych klientów i zapewnia własne kosiarki i inny sprzęt do pracy. Joe jest niezależnym wykonawcą.
Różnicowanie między pracownikami a wykonawcami jest czasami trudnym zadaniem, więc możesz chcieć skonsultować się z prawnikiem ds. zatrudnienia lub poprosić IRS o dokonanie ustalenia poprzez złożenie formularza SS-8. IRS zakłada, że pracownik jest pracownikiem, chyba że udowodnisz, że jest inaczej, a IRS kontroluje pracodawców, aby upewnić się, że pracownicy są właściwie sklasyfikowani.
Poproś pracownika o podpisanie formularza IRS W-9, aby zweryfikować jego numer identyfikacji podatkowej. Musisz odliczyć zapasowe potrącenie u źródła od każdej płatności dokonywanej na rzecz tej osoby, jeśli nie posiadasz numeru identyfikacji podatkowej lub numeru Social Security, lub jeśli numer nie jest poprawny.
Przekaż wykonawcy IRS Form 1099-MISC na koniec każdego roku, w którym wypłacasz mu $600 lub więcej, zamiast W-2. Przekaż formularz 1099-MISC do IRS wraz z formularzem 1096. Formularz 1096 obejmuje wiele formularzy 1099. Nie musisz wysyłać jednego dla każdego 1099, jeśli płacisz więcej niż jednemu wykonawcy.
Masz czas do 29 lutego, aby wysłać te dokumenty pocztą, lub do 31 marca, jeśli składasz wniosek elektronicznie.
Możesz odzyskać trochę pieniędzy
Możesz kwalifikować się do ulgi podatkowej równej części kosztów opieki nad dzieckiem, podczas gdy ty i twój współmałżonek pracujecie lub szukacie pracy, jeśli to jest powodem płacenia pomocy domowej. Jest to właściwie ulga podatkowa zarówno na opiekę nad dzieckiem jak i nad osobą zależną, np. jeśli wspierasz i jesteś odpowiedzialny za starzejącego się rodzica.
The Child and Dependent Care Credit jest równy procentowi tego co płacisz do $3,000 za jedno dziecko lub osobę zależną, lub $6,000 za dwoje lub więcej. Dziecko musi być w wieku poniżej 13 lat lub niezdolne do samodzielnej opieki, a osoba zależna musi być niezdolna do samodzielnej opieki. Musisz mieć zarobiony dochód, aby się zakwalifikować.
Kredyt wynosi od 20% do 35% twoich wydatków, w zależności od twojego dochodu. Im więcej zarabiasz, tym mniejszy procent możesz odliczyć.
Może to nie jest dużo, ale każdy drobiazg pomaga w czasie podatków.
UWAGA: Ten artykuł jest przeznaczony jako ogólne wprowadzenie do tego tematu i nie jest poradą podatkową lub prawną. Przed zatrudnieniem pracowników domowych skonsultuj się ze swoim specjalistą podatkowym. Każda sytuacja jest inna, a przepisy podatkowe ulegają okresowym zmianom.