Le persone che assumono dipendenti domestici come tate, servizi di pulizia, giardinieri e governanti sono considerati datori di lavoro. In particolare, sono “datori di lavoro domestico”, secondo l’IRS, e devono rispettare tutte le solite norme fiscali riguardanti i dipendenti.
Tasse FICA
Le tasse FICA sono le tasse di Social Security e Medicare. Sono detratte dalla paga dei dipendenti e sono anche pagate dai datori di lavoro – ognuno ne paga la metà. Si applicano ai dipendenti domestici se si paga il lavoratore più di 2.100 dollari all’anno a partire dal 2019. Questo limite può cambiare ogni anno.
La tassa FICA è un totale del 15,3%-12,4% per la sicurezza sociale e un ulteriore 2,9% per Medicare. Questo equivale al 7,65% dei salari pagati per il datore di lavoro e il dipendente. Devi trattenere l’importo richiesto da ogni busta paga e mettere da parte un importo equivalente dai tuoi fondi.
Devi anche trattenere un importo aggiuntivo di Medicare Tax da ogni singolo dipendente della famiglia a cui paghi 200.000 dollari o più all’anno a partire dal 2019. Questo aumenta a $ 250.000 per i dipendenti che sono sposati e che archiviano congiuntamente, e scende a $ 125.000 se sono sposati ma archiviano separatamente.
La tassa è per lavoratore, quindi se paghi diversi lavoratori più del minimo annuale ciascuno, la tassa deve essere pagata per ognuno di loro.
Solo i salari fino a una “base salariale” di $ 132.900 sono soggetti alla parte di sicurezza sociale della tassa dal 2019. Assicurati che il tuo dipendente ti faccia sapere se raggiunge questo livello di guadagno durante l’anno perché tiene altri lavori. A questo punto puoi fermare questa trattenuta per il resto dell’anno.
Dipendenti esenti
Ci sono alcuni casi in cui non devi pagare le tasse sul lavoro per i lavoratori domestici. I dipendenti sono esenti se lavorano effettivamente per un’agenzia, non per te. In altre parole, voi pagate l’agenzia e passate la responsabilità delle tasse sul lavoro a quell’entità.
I dipendenti sono esenti se forniscono assistenza nella loro casa, non nella vostra, come una babysitter. Il tuo coniuge e i tuoi genitori sono esenti, anche se alcune eccezioni si applicano ai genitori. I minori di 18 anni sono esenti, e regole speciali si applicano al pagamento dei vostri figli.
Ritenuta dell’imposta sul reddito
Non dovete trattenere le tasse sul reddito dalla paga dei lavoratori domestici, ma potete farlo se il lavoratore lo richiede. Chiedi al dipendente di compilare un modulo W-4, fornendoti le informazioni di cui avrai bisogno per calcolare l’importo corretto da trattenere.
Imposta sulla disoccupazione
Questa tassa è pagata da te, non dal tuo dipendente. A partire dal 2019, ammonta al 6% dei salari pagati fino a 7.000 dollari per l’anno solare se paghi quel lavoratore almeno 1.000 dollari. Puoi smettere di pagare questa tassa quando i salari pagati colpiscono quel punto di riferimento di $ 7.000.
I salari pagati a tuo figlio sotto i 21 anni, al tuo coniuge e al tuo genitore sono esenti, e potresti essere in grado di richiedere un credito d’imposta fino al 5,4%.
Requisiti di segnalazione e pagamento
Devi rimettere periodicamente all’IRS gli importi delle ritenute per le tasse FICA e le imposte sul reddito, e riportare gli importi dovuti e pagati trimestralmente sul modulo 941 dell’IRS.
Ogni dipendente deve anche ricevere un rapporto annuale della paga e degli importi delle ritenute sul modulo W-2. Fornisci alla Social Security Administration le copie di tutti i W-2 e i moduli di trasmissione sul modulo W-3.
Documentazione per i nuovi assunti
Devi anche completare alcuni documenti per i nuovi assunti, e questo comporta una serie di compiti.
Ottieni un numero di identificazione federale del datore di lavoro (EIN) dall’IRS. È come un numero di previdenza sociale, ma è per i datori di lavoro.
Fai compilare al dipendente il modulo W-4 in modo da poter calcolare la ritenuta fiscale federale.
Verifica l’idoneità del tuo dipendente a lavorare negli Stati Uniti facendogli compilare il modulo I-9. È contro la legge assumere o impiegare consapevolmente uno straniero illegale.
Registrati con il tuo stato come datore di lavoro.
Dovresti anche determinare se il tuo dipendente ha diritto al credito d’imposta sul reddito guadagnato (EIC) per individui a basso reddito. Sei obbligato a fornire un avviso su questo credito se accetti di trattenere le tasse sul reddito dai loro salari e se cadono al di sotto delle soglie di ritenuta secondo le tabelle di ritenuta dell’imposta federale sul reddito per l’anno.
Devi fornire un avviso EIC ai lavoratori che guadagnano meno di $49.194 a partire dal 2018, o $54.884 se sono sposati e stanno archiviando congiuntamente. Queste soglie sono indicizzate per l’inflazione, quindi controllale annualmente.
Come presentare i rapporti fiscali di fine anno
Devi presentare uno Schedule H, il modulo Household Employment Taxes, con la tua dichiarazione dei redditi personale se paghi un lavoratore domestico più di $2.100. Questo modulo registra le informazioni riguardanti quanto hai pagato, le tasse sul reddito che hai trattenuto, e le tasse FICA che hai trattenuto e pagato durante l’anno.
Se assumi un appaltatore indipendente
Le regole sono completamente diverse se assumi un appaltatore indipendente per lavorare per te a casa. Non devi pagare una parte delle tasse FICA o preoccuparti di trattenere la loro paga – questi lavoratori sono responsabili di pagare le loro tasse.
L’IRS indica che probabilmente hai assunto un appaltatore indipendente se l’individuo determina quando e come il suo lavoro per te è completato. L’appaltatore tipicamente lavora per diverse altre famiglie oltre alla tua.
Joe’s Lawn Care fa il tuo giardino nel giorno e nell’ora che Joe ha stabilito. Ti inserisce tra gli altri clienti e mette a disposizione i suoi tosaerba e le altre attrezzature per il lavoro. Joe è un appaltatore indipendente.
Differenziare tra dipendenti e appaltatori è a volte un compito difficile, quindi si consiglia di consultare un avvocato del lavoro o chiedere all’IRS di fare una determinazione presentando il modulo SS-8. L’IRS presume che un lavoratore sia un dipendente a meno che non si possa dimostrare il contrario, e l’IRS controlla i datori di lavoro per assicurarsi che i lavoratori siano correttamente classificati.
Fate firmare al lavoratore il modulo IRS W-9 per verificare il loro codice fiscale. Dovete dedurre la ritenuta d’acconto da ogni pagamento che fate a questo individuo se non avete un codice fiscale o un numero di previdenza sociale, o se il numero non è corretto.
Date all’appaltatore il modulo IRS 1099-MISC alla fine di ogni anno in cui gli pagate 600 dollari o più, piuttosto che un W-2. Inviate il 1099-MISC all’IRS insieme al modulo 1096. Il 1096 copre più 1099. Non dovete inviare uno per ogni 1099 che emettete se pagate più di un appaltatore.
Avete tempo fino al 29 febbraio per spedire questa documentazione, o fino al 31 marzo se archiviate elettronicamente.
Potreste ottenere dei soldi indietro
Potreste qualificarvi per un credito d’imposta pari a una parte del costo della cura del vostro bambino mentre voi e il vostro coniuge lavorate o cercate lavoro se questo è il motivo per cui state pagando un aiuto domestico. Si tratta in realtà di un credito d’imposta sia per la cura dei bambini che per la cura dei dipendenti, come ad esempio se stai sostenendo e sei responsabile di un genitore anziano.
Il Child and Dependent Care Credit è uguale a una percentuale di quello che paghi fino a $3,000 per un bambino o dipendente, o $6,000 per due o più. Il vostro bambino deve avere meno di 13 anni o essere incapace di badare a se stesso, e il vostro dipendente deve essere incapace di badare a se stesso. Devi avere un reddito da lavoro per qualificarti.
Il credito varia dal 20% al 35% delle tue spese, a seconda del tuo reddito. Più guadagnate, meno percentuale potete richiedere.
Potrebbe non essere molto, ma ogni piccolo aiuto al momento delle tasse.
NOTA: Questo articolo è inteso come un’introduzione generale a questo argomento e non è una consulenza fiscale o legale. Controllate con il vostro fiscalista prima di assumere lavoratori domestici. Ogni situazione è diversa e le leggi fiscali cambiano periodicamente.