Indivíduos que empregam empregados domésticos como amas, serviços de limpeza, jardineiros, e empregadas domésticas são considerados como empregadores. Especificamente, eles são “empregadores domésticos”, de acordo com o IRS, e devem cumprir todos os regulamentos fiscais habituais relativos aos empregados.
Impostos FICA
Impostos FICA são impostos da Segurança Social e Medicare. São deduzidos do salário dos empregados e também são pagos pelos empregadores – cada um paga metade. Aplicam-se aos empregados domésticos se pagar ao trabalhador mais de $2.100 anualmente a partir de 2019. Este limite pode mudar todos os anos.
O imposto FICA é um total de 15,3%-12,4% para a Segurança Social e um adicional de 2,9% para o Medicare. Isto corresponde a 7,65% dos salários pagos ao empregador e ao empregado cada um. Deve reter o montante exigido de cada cheque de pagamento e reservar um montante equivalente dos seus próprios fundos.
Deve também reter um montante adicional de Imposto de Medicare de qualquer empregado doméstico a quem pague $200.000 ou mais por ano a partir de 2019. Isto aumenta para $250.000 para empregados que sejam casados e que se apresentem conjuntamente, e cai para $125.000 se forem casados mas apresentem separadamente.
O imposto é por trabalhador, portanto, se pagar a vários trabalhadores mais do que o mínimo anual cada um, o imposto deve ser pago por cada um deles.
Só os salários até uma “base salarial” de $132.900 estão sujeitos à parte do imposto da Segurança Social a partir de 2019. Certifique-se de que o seu empregado lhe avisa se atingir este nível de rendimentos durante o ano, porque tem outros empregos. Pode parar esta retenção nesta altura para o saldo do ano.
Empregados isentos
Existem alguns casos em que não tem de pagar impostos sobre o trabalho para trabalhadores domésticos. Os empregados estão isentos se trabalharem efectivamente para uma agência, não para si. Por outras palavras, paga-se à agência e passa-se a responsabilidade pelos impostos sobre o trabalho para essa entidade.
Os trabalhadores estão isentos se prestarem cuidados na sua própria casa, e não na sua, como uma ama. O seu cônjuge e os seus pais estão isentos, embora algumas excepções se apliquem aos pais. Os menores de 18 anos estão isentos, e aplicam-se regras especiais ao pagamento dos seus próprios filhos.
Retenção de Imposto sobre o Rendimento
Não tem de reter impostos sobre o rendimento do salário dos trabalhadores domésticos, mas pode fazê-lo se o trabalhador o solicitar. Peça ao funcionário que preencha um formulário W-4, fornecendo-lhe as informações necessárias para calcular o montante correcto a reter.
Imposto de Desemprego
Este imposto é pago por si, e não pelo seu funcionário. A partir de 2019, funciona até 6% dos salários pagos até $7.000 para o ano civil, se pagar a esse trabalhador pelo menos $1.000. Pode deixar de pagar este imposto quando os salários pagos atingem o valor de referência de $7.000.
Os salários pagos ao seu filho com menos de 21 anos, ao seu cônjuge, e aos seus pais estão isentos, e poderá reclamar um crédito de imposto até 5,4%.
Requisitos de declaração e pagamento
Tem de remeter periodicamente ao IRS quaisquer montantes retidos para impostos e impostos sobre rendimentos do FICA, e declarar os montantes devidos e pagos trimestralmente no Formulário 941.
Cada funcionário deve também receber um relatório anual de pagamento e montantes retidos no Formulário W-2. Fornecer à Administração da Segurança Social cópias de todos os W-2s e formulários de transmissão no Formulário W-3.
Papelada de Nova Contratação
Tambem deve preencher alguma papelada de nova contratação, e isto envolve uma variedade de tarefas.
p>Receba um número federal de identificação do empregador (EIN) do IRS. É como um número de Segurança Social, mas é para empregadores.
Deixe o funcionário preencher o formulário W-4 para que possa calcular a retenção de impostos federais.
Verifica a elegibilidade do seu funcionário para trabalhar nos EUA, fazendo-o preencher o formulário I-9. É contra a lei contratar ou empregar conscientemente um estrangeiro ilegal.
Registar-se no seu estado como empregador.
Deverá também determinar se o seu empregado é elegível para o crédito de imposto sobre o rendimento do trabalho (EIC) para indivíduos de baixos rendimentos. É obrigado a fornecer um aviso sobre este crédito se concordar em reter impostos sobre o rendimento dos seus salários e se estes ficarem abaixo dos limiares de retenção de acordo com as tabelas federais de retenção do imposto sobre o rendimento para o ano.
Deve fornecer um aviso EIC aos trabalhadores que ganhem menos de $49.194 a partir de 2018, ou $54.884 se forem casados e se apresentarem conjuntamente. Estes limiares são indexados para a inflação, por isso verifique anualmente.
Como Apresentar Relatórios de Imposto de Fim de Ano
Deverá apresentar um horário H, o formulário de Imposto de Trabalho Doméstico, com a sua declaração de imposto pessoal, se pagar a um trabalhador doméstico mais de $2.100. Este formulário regista informações sobre quanto pagou, os impostos sobre o rendimento que reteve, e os impostos FICA que reteve e pagou durante o ano.
Se Contratar um Empreiteiro Independente
As regras são totalmente diferentes se contratar um empreiteiro independente para trabalhar para si em casa. Não tem de pagar uma parte dos impostos do FICA ou preocupar-se com a retenção dos seus salários – estes trabalhadores são responsáveis pelo pagamento dos seus próprios impostos.
O IRS indica que provavelmente contratou um empreiteiro independente se o indivíduo determinar quando e como o seu trabalho para si é concluído. O empreiteiro normalmente trabalha para várias outras famílias para além da sua.
Joe’s Lawn Care faz o seu trabalho paisagístico num dia e numa altura que Joe determinou. Ele espreme-o entre outros clientes, e fornece os seus próprios cortadores de relva e outros equipamentos para o trabalho. Joe é um empreiteiro independente.
Diferenciar entre empregados e empreiteiros é por vezes uma tarefa difícil, pelo que poderá querer consultar um advogado de emprego ou pedir ao IRS que faça uma determinação, apresentando o formulário SS-8. O IRS assume que um trabalhador é um empregado, a menos que possa provar o contrário, e o IRS audita os empregadores para se certificar de que os trabalhadores são devidamente classificados.
Deixe o trabalhador assinar o Formulário W-9 do IRS para verificar o seu número de identificação fiscal. Deve deduzir a retenção de reserva de cada pagamento que efectuar a este indivíduo se não tiver um número de identificação fiscal ou de Segurança Social, ou se o número não estiver correcto.
Dê o Formulário IRS 1099-MISC ao contratante no final de cada ano em que lhes pagar $600 ou mais, em vez de um W-2. Submeta o 1099-MISC ao IRS juntamente com o Formulário 1096. O 1096 cobre vários 1099s. Não tem de enviar um para cada 1099 que emite se pagar mais do que um contratante.
Tem até 29 de Fevereiro para enviar esta papelada, ou até 31 de Março se arquivar electronicamente.
Pode receber algum dinheiro de volta
Pode beneficiar de um crédito fiscal igual a uma parte do custo de cuidar do seu filho enquanto você e o seu cônjuge trabalham ou procuram trabalho, se é por isso que está a pagar ajuda doméstica. Na verdade, é um crédito de imposto tanto para a guarda de crianças como para a guarda de dependentes, tal como se estiver a apoiar e a ser responsável por um progenitor idoso.
O Crédito de guarda de crianças e dependentes é igual a uma percentagem do que paga até $3.000 por uma criança ou dependente, ou $6.000 por dois ou mais. O seu filho deve ter menos de 13 anos ou ser incapaz de se autocuidar, e o seu dependente deve ser incapaz de se autocuidar. Deve ter rendimentos para se qualificar.
O crédito varia de 20% a 35% das suas despesas, dependendo do seu rendimento. Quanto mais ganhar, menos percentagem pode reclamar.
Pode não ser muito, mas cada pequena ajuda em tempo de impostos.
NOTE: Este artigo pretende ser uma introdução geral a este tópico e não é um conselho fiscal ou jurídico. Verifique com o seu profissional de impostos antes de contratar trabalhadores domésticos. Cada situação é diferente, e as leis fiscais mudam periodicamente.