Einzelpersonen, die Haushaltsangestellte wie Kindermädchen, Reinigungsdienste, Gärtner und Haushälterinnen beschäftigen, gelten als Arbeitgeber. Genauer gesagt sind sie laut IRS „Haushaltsarbeitgeber“ und müssen alle üblichen Steuervorschriften für Arbeitnehmer einhalten.
FICA-Steuern
FICA-Steuern sind Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern. Sie werden vom Lohn der Arbeitnehmer abgezogen und auch von den Arbeitgebern gezahlt – jeder zahlt die Hälfte. Sie fallen für inländische Arbeitnehmer an, wenn Sie dem Arbeitnehmer ab 2019 mehr als 2.100 US-Dollar jährlich zahlen. Diese Grenze kann sich jedes Jahr ändern.
Die FICA-Steuer beträgt insgesamt 15,3 % – 12,4 % für die Sozialversicherung und zusätzlich 2,9 % für Medicare. Das macht für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer jeweils 7,65 % des gezahlten Lohns aus. Sie müssen den geforderten Betrag von jedem Gehaltsscheck einbehalten und einen gleichwertigen Betrag aus Ihren eigenen Mitteln beiseite legen.
Sie müssen auch einen zusätzlichen Medicare-Steuerbetrag von jedem einzelnen Haushaltsangestellten einbehalten, dem Sie ab 2019 $200.000 oder mehr im Jahr zahlen. Dieser Betrag erhöht sich auf 250.000 $ für Angestellte, die verheiratet sind und gemeinsam einen Antrag stellen, und er sinkt auf 125.000 $, wenn sie verheiratet sind, aber getrennt einen Antrag stellen.
Die Steuer wird pro Angestelltem erhoben, wenn Sie also mehreren Angestellten jeweils mehr als das jährliche Minimum zahlen, muss die Steuer für jeden von ihnen gezahlt werden.
Nur Löhne bis zu einer „Lohnbasis“ von 132.900 $ unterliegen ab 2019 dem Sozialversicherungsanteil der Steuer. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Mitarbeiter Sie darüber informiert, wenn er im Laufe des Jahres diese Lohnbasis erreicht, weil er noch andere Jobs ausübt. Sie können die Einbehaltung an diesem Punkt für den Rest des Jahres stoppen.
Befreite Mitarbeiter
Es gibt einige Fälle, in denen Sie keine Lohnsteuer für Haushaltshilfen zahlen müssen. Mitarbeiter sind befreit, wenn sie tatsächlich für eine Agentur arbeiten, nicht für Sie. Mit anderen Worten, Sie bezahlen die Agentur und geben die Verantwortung für die Lohnsteuer an diese Einrichtung weiter.
Angestellte sind befreit, wenn sie die Betreuung in ihrem eigenen Haus, nicht in Ihrem, übernehmen, wie z.B. ein Babysitter. Ihr Ehepartner und Ihre Eltern sind befreit, wobei für Eltern einige Ausnahmen gelten. Minderjährige, die jünger als 18 Jahre sind, sind befreit, und für die Bezahlung Ihrer eigenen Kinder gelten besondere Regeln.
Einkommenssteuereinbehalt
Sie müssen keine Einkommenssteuer vom Lohn der Haushaltsangestellten einbehalten, aber Sie können dies tun, wenn der Angestellte es verlangt. Lassen Sie den Mitarbeiter ein W-4-Formular ausfüllen, das Ihnen die Informationen liefert, die Sie benötigen, um den korrekten Betrag für den Einbehalt zu berechnen.
Arbeitslosensteuer
Diese Steuer wird von Ihnen bezahlt, nicht von Ihrem Mitarbeiter. Ab 2019 beträgt sie 6 % des gezahlten Lohns bis zu 7.000 $ im Kalenderjahr, wenn Sie dem Arbeitnehmer mindestens 1.000 $ zahlen. Sie können aufhören, diese Steuer zu zahlen, wenn die gezahlten Löhne den Richtwert von 7.000 $ erreichen.
Löhne, die an Ihr Kind unter 21 Jahren, Ihren Ehepartner und Ihre Eltern gezahlt werden, sind von der Steuer befreit, und Sie können möglicherweise eine Steuergutschrift von bis zu 5,4 % beantragen.
Berichts- und Zahlungsanforderungen
Sie müssen alle einbehaltenen Beträge für FICA-Steuern und Einkommenssteuern regelmäßig an den IRS überweisen und die geschuldeten und gezahlten Beträge vierteljährlich auf dem IRS-Formular 941 melden.
Jeder Mitarbeiter muss außerdem einen jährlichen Bericht über die Gehalts- und Einbehaltungsbeträge auf dem Formular W-2 erhalten. Stellen Sie der Sozialversicherungsbehörde Kopien aller W-2s und Übermittlungsformulare auf Formular W-3 zur Verfügung.
Papierkram für neue Mitarbeiter
Sie müssen auch einige Papiere für neue Mitarbeiter ausfüllen, und dies beinhaltet eine Reihe von Aufgaben.
Bekommen Sie eine Bundes-Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) von der IRS. Sie ist wie eine Sozialversicherungsnummer, aber für Arbeitgeber.
Lassen Sie den Mitarbeiter das Formular W-4 ausfüllen, damit Sie die Bundessteuereinbehaltung berechnen können.
Überprüfen Sie die Berechtigung Ihres Mitarbeiters, in den USA zu arbeiten, indem Sie ihn das Formular I-9 ausfüllen lassen. Es verstößt gegen das Gesetz, wissentlich einen illegalen Ausländer einzustellen oder zu beschäftigen.
Registrieren Sie sich bei Ihrem Bundesstaat als Arbeitgeber.
Sie sollten auch feststellen, ob Ihr Mitarbeiter Anspruch auf den Earned Income Tax Credit (EIC) für Personen mit geringem Einkommen hat. Sie sind verpflichtet, einen Hinweis auf diese Steuergutschrift zu geben, wenn Sie zustimmen, Einkommenssteuern von ihrem Lohn einzubehalten und wenn sie unter die Schwellenwerte für die Einbehaltung gemäß den Bundeseinkommenssteuertabellen für das Jahr fallen.
Sie müssen eine EIC-Benachrichtigung für Arbeitnehmer bereitstellen, die weniger als 49.194 US-Dollar (Stand 2018) oder 54.884 US-Dollar verdienen, wenn sie verheiratet sind und gemeinsam einreichen. Diese Schwellenwerte werden an die Inflation angepasst, also überprüfen Sie sie jährlich.
Steuererklärungen zum Jahresende einreichen
Sie müssen ein Formular „Schedule H“, das Formular „Household Employment Taxes“, zusammen mit Ihrer persönlichen Steuererklärung einreichen, wenn Sie einem Hausangestellten mehr als 2.100 $ zahlen. Dieses Formular hält Informationen darüber fest, wie viel Sie gezahlt haben, welche Einkommenssteuern Sie einbehalten haben und welche FICA-Steuern Sie während des Jahres einbehalten und gezahlt haben.
Wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen
Die Regeln sind völlig anders, wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen, der für Sie zu Hause arbeitet. Sie müssen keinen Anteil der FICA-Steuern zahlen oder sich um die Einbehaltung von deren Lohn kümmern – diese Arbeiter sind für die Zahlung ihrer eigenen Steuern verantwortlich.
Die IRS gibt an, dass Sie wahrscheinlich einen unabhängigen Auftragnehmer eingestellt haben, wenn die Person bestimmt, wann und wie ihre Arbeit für Sie erledigt wird. Der Auftragnehmer arbeitet typischerweise nicht nur für Sie, sondern auch für mehrere andere Familien.
Joe’s Lawn Care erledigt Ihren Landschaftsbau an einem Tag und zu einer Uhrzeit, die Joe bestimmt hat. Er quetscht Sie zwischen andere Kunden, und er stellt seine eigenen Rasenmäher und andere Geräte für den Job zur Verfügung. Joe ist ein unabhängiger Auftragnehmer.
Die Unterscheidung zwischen Angestellten und Auftragnehmern ist manchmal eine schwierige Aufgabe, daher sollten Sie einen Anwalt für Arbeitsrecht konsultieren oder die IRS bitten, eine Bestimmung vorzunehmen, indem Sie das Formular SS-8 einreichen. Der IRS geht davon aus, dass ein Arbeiter ein Angestellter ist, solange Sie nicht das Gegenteil beweisen können, und der IRS prüft Arbeitgeber, um sicherzustellen, dass die Arbeiter richtig klassifiziert sind.
Lassen Sie den Arbeiter das IRS-Formular W-9 unterschreiben, um seine Steuer-ID-Nummer zu bestätigen. Sie müssen von jeder Zahlung, die Sie an diese Person leisten, einen Steuerrückbehalt abziehen, wenn Sie keine Steuer-ID oder Sozialversicherungsnummer haben oder wenn die Nummer nicht korrekt ist.
Geben Sie dem Auftragnehmer am Ende jedes Jahres, in dem Sie ihm 600 $ oder mehr zahlen, das IRS-Formular 1099-MISC anstatt eines W-2. Reichen Sie das 1099-MISC zusammen mit dem Formular 1096 bei der IRS ein. Das 1096 deckt mehrere 1099s ab. Sie müssen nicht für jedes einzelne 1099, das Sie ausstellen, eines senden, wenn Sie mehr als einen Auftragnehmer bezahlen.
Sie haben bis zum 29. Februar Zeit, diese Unterlagen zu verschicken, oder bis zum 31. März, wenn Sie elektronisch einreichen.
Sie könnten etwas Geld zurückbekommen
Sie könnten sich für eine Steuergutschrift qualifizieren, die einem Teil der Kosten für die Betreuung Ihres Kindes entspricht, während Sie und Ihr Ehepartner arbeiten oder nach Arbeit suchen, wenn dies der Grund ist, warum Sie eine Haushaltshilfe bezahlen. Es handelt sich dabei um eine Steuergutschrift sowohl für die Kinderbetreuung als auch für die Betreuung von Angehörigen, z. B. wenn Sie einen alternden Elternteil unterstützen und für ihn verantwortlich sind.
Der Child and Dependent Care Credit entspricht einem Prozentsatz dessen, was Sie bis zu $3.000 für ein Kind oder einen Angehörigen zahlen, oder $6.000 für zwei oder mehr. Ihr Kind muss unter 13 Jahre alt sein oder nicht in der Lage sein, sich selbst zu versorgen, und Ihr Angehöriger muss nicht in der Lage sein, sich selbst zu versorgen. Sie müssen ein Arbeitseinkommen haben, um sich zu qualifizieren.
Der Kredit liegt zwischen 20% und 35% Ihrer Ausgaben, abhängig von Ihrem Einkommen. Je mehr Sie verdienen, desto geringer ist der Prozentsatz, den Sie beanspruchen können.
Es mag nicht viel sein, aber jedes kleine bisschen hilft bei der Steuer.
Hinweis: Dieser Artikel ist als allgemeine Einführung in dieses Thema gedacht und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater, bevor Sie Haushaltshilfen einstellen. Jede Situation ist anders, und die Steuergesetze ändern sich in regelmäßigen Abständen.