Wat is driewegmatching?
Driekiewegmatching is een betalingstechniek om te controleren of een leveranciersfactuur geldig is. Wanneer de crediteurenafdeling een factuur van een leverancier ontvangt, wordt de volgende informatie vergeleken:
-
De informatie op de factuur van de leverancier wordt vergeleken met een kopie van de inkooporder die door de inkoopafdeling aan de afdeling is doorgegeven. De inkooporder vermeldt de hoeveelheid en de prijs waarvoor de onderneming de goederen of diensten wil kopen die op de factuur van de leverancier staan vermeld.
-
De factuur van de leverancier aan de ontvangstdocumentatie die door de ontvangende afdeling aan de boekhoudafdeling is doorgestuurd, om te garanderen dat de goederen zijn ontvangen, dat ze in de juiste hoeveelheid zijn, en dat ze in goede staat verkeren.
Het concept “drie-weg-match” verwijst naar het matchen van drie documenten – de factuur, de inkooporder en het ontvangstrapport – om te verzekeren dat een betaling moet worden verricht. De procedure wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde aankopen worden vergoed, waardoor verliezen als gevolg van fraude en onzorgvuldigheid worden voorkomen.
Als uit deze drieweg-match blijkt dat de factuur van de leverancier in orde is, dan verwerkt de crediteurenadministratie de factuur voor betaling. Zo niet, dan neemt de crediteurenadministratie contact op met de leverancier over de gevonden problemen, wat kan resulteren in een herziene factuur of misschien een creditnota van de leverancier.
Voordelen van drieweg-matching
Het drieweg-matchconcept kent problemen. Het is zeer arbeidsintensief, en het kan moeilijk zijn om de vereiste informatie te verzamelen, wat kan leiden tot vertraagde betalingen terwijl de crediteurenadministratie naar ontbrekende informatie zoekt. Vertragingen kunnen de leveranciers ergeren en verhinderen dat een bedrijf vroegbetaalkortingen krijgt. U kunt drieweg-matching efficiënter maken door:
-
Facturen voor kleine bedragen en terugkerende facturen uit te sluiten van de matching-verplichting.
-
Het crediteurenadministratiepersoneel toestaan facturen goed te keuren als de prijzen en eenheden op de factuur van de leverancier binnen een paar procent van de bedragen in de inkooporder liggen.
Automated Three-Way Matching
Er zijn ook geautomatiseerde drieweg-matchingoplossingen beschikbaar die het gebruik van volledig geïntegreerde enterprise resource planning-systemen vereisen, maar zelfs deze oplossingen zullen sommige transacties eruit schoppen waarvoor de geautomatiseerde oplossing faalt, zodat handmatig onderzoek van discrepanties nodig is. Deze geautomatiseerde systemen zijn zo duur dat ze voor kleinere bedrijven geen haalbare oplossing zijn.
Gerelateerde cursussen
Optimale Boekhouding voor Crediteuren
Payables Management