Las personas que contratan a empleados domésticos como niñeras, servicios de limpieza, jardineros y amas de casa se consideran empleadores. En concreto, son «empleadores del hogar», según el IRS, y deben cumplir con todas las regulaciones fiscales habituales relativas a los empleados.
Impuestos FICA
Los impuestos FICA son los impuestos de la Seguridad Social y Medicare. Se deducen del salario de los empleados y también los pagan los empleadores: cada uno paga una mitad. Se aplican a los empleados domésticos si pagas al trabajador más de 2.100 dólares anuales a partir de 2019. Este límite puede cambiar cada año.
El impuesto FICA supone un total del 15,3%-12,4% para la Seguridad Social y un 2,9% adicional para Medicare. Esto sale un 7,65% de los salarios pagados para el empleador y el empleado cada uno. Debe retener la cantidad requerida de cada cheque de pago y apartar una cantidad equivalente de sus propios fondos.
También debe retener una cantidad de Impuesto Adicional de Medicare de cualquier empleado doméstico único al que le pague $200,000 o más al año a partir de 2019. Esto aumenta a 250.000 dólares para los empleados que están casados y que declaran conjuntamente, y baja a 125.000 dólares si están casados pero declaran por separado.
El impuesto es por trabajador, así que si pagas a varios trabajadores más que el mínimo anual a cada uno, el impuesto debe pagarse por cada uno de ellos.
Sólo los salarios hasta una «base salarial» de 132.900 dólares están sujetos a la parte del impuesto de la Seguridad Social a partir de 2019. Asegúrate de que tu empleado te avisa si alcanza este nivel de ingresos durante el año porque tiene otros trabajos. En ese momento puedes detener esta retención para el resto del año.
Empleados exentos
Hay algunos casos en los que no tienes que pagar impuestos sobre el empleo para los trabajadores domésticos. Los empleados están exentos si realmente trabajan para una agencia, no para usted. En otras palabras, usted paga a la agencia y pasa la responsabilidad de los impuestos sobre el empleo a esa entidad.
Los empleados están exentos si proporcionan atención en su propia casa, no la suya, como una niñera. Su cónyuge y sus padres están exentos, aunque se aplican algunas excepciones a los padres. Los menores de 18 años están exentos, y se aplican normas especiales para pagar a sus propios hijos.
Retención del Impuesto sobre la Renta
No tiene que retener el impuesto sobre la renta de la paga de los trabajadores del hogar, pero puede hacerlo si el trabajador lo solicita. Haz que el empleado rellene un formulario W-4, proporcionándote la información que necesitarás para calcular la cantidad correcta a retener.
Impuesto de Desempleo
Este impuesto lo pagas tú, no tu empleado. A partir de 2019, equivale al 6% de los salarios pagados hasta 7.000 dólares por el año natural si pagas a ese trabajador al menos 1.000 dólares. Puedes dejar de pagar este impuesto cuando los salarios pagados alcancen ese punto de referencia de 7.000 dólares.
Los salarios pagados a tu hijo menor de 21 años, a tu cónyuge y a tu padre están exentos, y podrías solicitar un crédito fiscal de hasta el 5,4%.
Requisitos de notificación y pago
Debe remitir periódicamente al IRS cualquier cantidad retenida en concepto de impuestos FICA e impuestos sobre la renta, e informar de las cantidades adeudadas y pagadas trimestralmente en el formulario 941 del IRS.
Cada empleado debe recibir también un informe anual de los importes de la paga y las retenciones en el formulario W-2. Proporcione a la Administración de la Seguridad Social copias de todos los W-2 y formularios de transmisión en el Formulario W-3.
Documentación de nuevas contrataciones
También debe completar algunos trámites de nuevas contrataciones, y esto implica una variedad de tareas.
Obtenga un número de identificación federal de empleador (EIN) del IRS. Es como un número de la Seguridad Social, pero para los empleadores.
Haga que el empleado complete el formulario W-4 para que pueda calcular la retención de impuestos federales.
Verifique la elegibilidad de su empleado para trabajar en los Estados Unidos haciéndole completar el formulario I-9. Está en contra de la ley contratar o emplear a sabiendas a un extranjero ilegal.
Regístrese en su estado como empleador.
También debe determinar si su empleado es elegible para el crédito fiscal por ingresos ganados (EIC) para personas de bajos ingresos. Está obligado a proporcionar un aviso sobre este crédito si acepta retener los impuestos sobre la renta de sus salarios y si caen por debajo de los umbrales de retención según las tablas de retención del impuesto federal sobre la renta para el año.
Debe proporcionar un aviso de EIC a los trabajadores que ganan menos de $49,194 a partir de 2018, o $54,884 si están casados y presentan una declaración conjunta. Estos umbrales están indexados por la inflación, así que revíselos anualmente.
Cómo presentar los informes de impuestos de fin de año
Debe presentar un Anexo H, el formulario de impuestos sobre el empleo doméstico, con su declaración de impuestos personal si paga a un trabajador doméstico más de 2.100 dólares. Este formulario registra la información relativa a cuánto pagó, los impuestos sobre la renta que retuvo y los impuestos FICA que retuvo y pagó durante el año.
Si contrata a un contratista independiente
Las reglas son totalmente diferentes si contrata a un contratista independiente para que trabaje para usted en casa. Usted no tiene que pagar una parte de los impuestos FICA ni preocuparse por las retenciones de su sueldo-estos trabajadores son responsables de pagar sus propios impuestos.
El IRS indica que probablemente ha contratado a un contratista independiente si el individuo determina cuándo y cómo se completa su trabajo para usted. El contratista normalmente hace el trabajo para varias otras familias, además de la suya.
Joe’s Lawn Care hace su jardinería en un día y a una hora que Joe ha determinado. Él le hace un hueco entre otros clientes, y proporciona sus propios cortacéspedes y otros equipos para el trabajo. Joe es un contratista independiente.
Diferenciar entre empleados y contratistas es a veces una tarea difícil, por lo que es posible que desee consultar con un abogado de empleo o pedir al IRS para hacer una determinación mediante la presentación del formulario SS-8. El IRS asume que un trabajador es un empleado a menos que usted pueda demostrar lo contrario, y el IRS audita a los empleadores para asegurarse de que los trabajadores están correctamente clasificados.
Haga que el trabajador firme el formulario W-9 del IRS para verificar su número de identificación fiscal. Debe deducir la retención de seguridad de cada pago que haga a esta persona si no tiene un número de identificación fiscal o de la Seguridad Social, o si el número no es correcto.
Entregue al contratista el formulario 1099-MISC del IRS al final de cada año en el que le pague 600 dólares o más, en lugar de un W-2. Envíe el 1099-MISC al IRS junto con el formulario 1096. El 1096 cubre varios 1099s. No tiene que enviar uno por todos y cada uno de los 1099 que emita si paga a más de un contratista.
Tiene hasta el 29 de febrero para enviar esta documentación, o hasta el 31 de marzo si la presenta electrónicamente.
Podría recuperar algo de dinero
Podría tener derecho a un crédito fiscal equivalente a una parte del coste del cuidado de su hijo mientras usted y su cónyuge trabajan o buscan trabajo si es por esto por lo que paga a la ayuda doméstica. En realidad, se trata de un crédito fiscal tanto para el cuidado de los hijos como para el de las personas dependientes, por ejemplo, si mantiene y es responsable de un padre anciano.
El crédito por cuidado de hijos y personas dependientes equivale a un porcentaje de lo que paga hasta 3.000 dólares por un hijo o persona dependiente, o 6.000 dólares por dos o más. Su hijo debe ser menor de 13 años o incapaz de cuidarse a sí mismo, y su dependiente debe ser incapaz de cuidarse a sí mismo. Debes tener ingresos para poder optar a la ayuda.
El crédito oscila entre el 20% y el 35% de tus gastos, en función de tus ingresos. Cuanto más ganes, menor será el porcentaje que puedas reclamar.
Puede que no sea mucho, pero todo ayuda a la hora de pagar los impuestos.
NOTA: Este artículo pretende ser una introducción general a este tema y no es un asesoramiento fiscal o legal. Consulte con su profesional de impuestos antes de contratar trabajadores domésticos. Cada situación es diferente y las leyes fiscales cambian periódicamente.