Individuen die huishoudelijke hulp zoals nannies, schoonmaakdiensten, tuinmannen en huishoudsters in dienst hebben, worden beschouwd als werkgevers. Ze zijn “huishoudelijke werkgevers” volgens de IRS, en ze moeten voldoen aan alle gebruikelijke belastingregels voor werknemers.
FICA-belastingen
FICA-belastingen zijn socialezekerheids- en ziektekostenverzekeringsbelastingen. Ze worden ingehouden op het loon van werknemers en ze worden ook betaald door werkgevers – ieder betaalt de helft. Ze zijn van toepassing op binnenlandse werknemers als u de werknemer vanaf 2019 meer dan $ 2100 per jaar betaalt. Deze limiet kan elk jaar veranderen.
De FICA-belasting is in totaal 15,3%-12,4% voor sociale zekerheid en nog eens 2,9% voor Medicare. Dit komt neer op 7,65% van het betaalde loon voor de werkgever en de werknemer elk. U moet het vereiste bedrag inhouden op elk loonstrookje en een gelijkwaardig bedrag opzij zetten uit uw eigen middelen.
U moet ook een bedrag voor aanvullende Medicare-belasting inhouden van elke werknemer met één huishouden aan wie u vanaf 2019 $ 200.000 of meer per jaar betaalt. Dit stijgt tot $ 250.000 voor werknemers die getrouwd zijn en die gezamenlijk indienen, en het daalt tot $ 125.000 als ze getrouwd zijn maar afzonderlijk indienen.
De belasting is per werknemer, dus als u meerdere werknemers elk meer dan het jaarlijkse minimum betaalt, moet de belasting voor elk van hen worden betaald.
Alleen lonen tot een “loonbasis” van $ 132.900 zijn vanaf 2019 onderworpen aan het socialezekerheidsgedeelte van de belasting. Zorg ervoor dat uw werknemer u laat weten of hij dit inkomensniveau in de loop van het jaar bereikt omdat hij een andere baan heeft. U kunt deze inhouding op dit punt stoppen voor de rest van het jaar.
Vrijgestelde werknemers
Er zijn enkele gevallen waarin u geen loonbelasting hoeft te betalen voor huishoudelijk personeel. Werknemers zijn vrijgesteld als ze feitelijk voor een uitzendbureau werken en niet voor u. Met andere woorden, u betaalt het bureau en schuift de verantwoordelijkheid voor de loonbelasting door naar die entiteit.
Werknemers zijn vrijgesteld als zij zorg verlenen in hun eigen huis, niet het uwe, zoals een oppas. Uw echtgeno(o)t(e) en ouders zijn vrijgesteld, hoewel er voor ouders enkele uitzonderingen gelden. Minderjarigen jonger dan 18 jaar zijn vrijgesteld, en er gelden speciale regels voor het betalen van uw eigen kinderen.
Inhouding inkomstenbelasting
U hoeft geen inkomstenbelasting in te houden op het loon van huishoudelijke hulpen, maar u kunt dit wel doen als de werknemer hierom vraagt. Laat de werknemer een W-4-formulier invullen, dat u voorziet van de informatie die u nodig hebt om het juiste in te houden bedrag te berekenen.
Werkloosheidsbelasting
Deze belasting wordt door u betaald, niet door uw werknemer. Vanaf 2019 komt deze belasting neer op 6% van het loon tot $7.000 voor het kalenderjaar als u die werknemer ten minste $1.000 betaalt. U kunt stoppen met het betalen van deze belasting wanneer de betaalde lonen die $ 7.000 benchmark raken.
Lonen betaald aan uw kind jonger dan 21, uw echtgenoot en uw ouder zijn vrijgesteld, en u kunt mogelijk een belastingkrediet claimen voor maximaal 5,4%.
Rapportage- en betalingsvereisten
U moet alle inhoudingen voor FICA-belastingen en inkomstenbelastingen periodiek overmaken aan de IRS, en de verschuldigde en betaalde bedragen elk kwartaal rapporteren op IRS-formulier 941.
Elke werknemer moet ook een jaarlijks rapport ontvangen van het loon en de inhoudingen op formulier W-2. Geef de Social Security Administration kopieën van alle W-2’s en overdrachtsformulieren op formulier W-3.
Papierwerk voor nieuwe werknemers
U moet ook wat papierwerk voor nieuwe werknemers invullen, en dit omvat een verscheidenheid aan taken.
Krijg een federaal werkgeversidentificatienummer (EIN) van de IRS. Dat is net zoiets als een sofi-nummer, maar dan voor werkgevers.
Laat de werknemer het formulier W-4 invullen, zodat u de federale belastingaftrek kunt berekenen.
Verifieer of uw werknemer in aanmerking komt om in de VS te werken door hem het formulier I-9 te laten invullen. Het is tegen de wet om willens en wetens een illegale vreemdeling in dienst te nemen.
Registreer u bij uw staat als werkgever.
U moet ook bepalen of uw werknemer in aanmerking komt voor de earned income tax credit (EIC) voor mensen met een laag inkomen. U bent verplicht om een kennisgeving over dit krediet te verstrekken als u akkoord gaat met het inhouden van inkomstenbelastingen op hun loon en als ze onder de inhoudingsdrempels vallen volgens de federale tabellen voor het inhouden van inkomstenbelasting voor het jaar.
U moet een EIC-kennisgeving verstrekken aan werknemers die vanaf 2018 minder dan $ 49.194 verdienen, of $ 54.884 als ze getrouwd zijn en samen een aanvraag indienen. Deze drempels worden geïndexeerd voor inflatie, dus controleer ze jaarlijks.
How to File End-of-Year Tax Reports
U moet een Schedule H, het Household Employment Taxes-formulier, indienen bij uw persoonlijke belastingaangifte als u een huishoudelijke hulp meer dan $ 2.100 betaalt. Dit formulier bevat informatie over hoeveel u hebt betaald, de inkomstenbelasting die u hebt ingehouden, en de FICA-belastingen die u hebt ingehouden en betaald gedurende het jaar.
Als u een onafhankelijke contractant inhuurt
De regels zijn heel anders als u een onafhankelijke contractant inhuurt om thuis voor u te werken. Je hoeft geen deel van de FICA-belastingen te betalen of je zorgen te maken over inhoudingen op hun loon – deze werknemers zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen.
De IRS geeft aan dat je waarschijnlijk een onafhankelijke aannemer hebt ingehuurd als de persoon bepaalt wanneer en hoe zijn werk voor jou wordt voltooid.
Joe’s Lawn Care verzorgt uw tuin op een dag en een tijdstip die Joe zelf heeft bepaald. Hij probeert u tussen andere klanten door te krijgen en zorgt voor zijn eigen maaiers en ander materieel voor de klus. Joe is een onafhankelijke aannemer.
Het maken van onderscheid tussen werknemers en aannemers is soms een lastige taak, dus u kunt het beste een arbeidsrechtadvocaat raadplegen of de IRS vragen een bepaling te maken door een formulier SS-8 in te dienen. De IRS gaat ervan uit dat een werknemer een werknemer is, tenzij u het tegendeel kunt bewijzen, en de IRS controleert werkgevers om ervoor te zorgen dat werknemers juist zijn geclassificeerd.
Laat de werknemer IRS-formulier W-9 ondertekenen om zijn belastingnummer te verifiëren. U moet back-up inhouding inhouden op elke betaling die u doet aan deze persoon als u geen fiscaal nummer of sofi-nummer heeft, of als het nummer niet juist is.
Geef de aannemer IRS-formulier 1099-MISC aan het einde van elk jaar waarin u hem $600 of meer betaalt, in plaats van een W-2. Dien de 1099-MISC in bij de IRS samen met formulier 1096. De 1096 heeft betrekking op meerdere 1099’s. U hoeft niet voor elke 1099 die u uitgeeft een formulier in te sturen als u meer dan één contractant betaalt.
U hebt tot 29 februari de tijd om dit papierwerk op te sturen, of tot 31 maart als u elektronisch indient.
U kunt wat geld terugkrijgen
U kunt in aanmerking komen voor een belastingkrediet dat gelijk is aan een deel van de kosten van de zorg voor uw kind terwijl u en uw echtgenoot werken of werk zoeken als dit de reden is waarom u huishoudelijke hulp betaalt. Het is eigenlijk een belastingkrediet voor zowel kinderopvang als afhankelijke zorg, bijvoorbeeld als u een ouder ondersteunt en verantwoordelijk bent voor een ouder wordende ouder.
De Child and Dependent Care Credit is gelijk aan een percentage van wat u betaalt tot $ 3.000 voor één kind of afhankelijke, of $ 6.000 voor twee of meer. Uw kind moet jonger zijn dan 13 jaar of niet in staat zijn voor zichzelf te zorgen, en uw afhankelijke persoon moet niet in staat zijn voor zichzelf te zorgen. U moet een inkomen uit arbeid hebben om in aanmerking te komen.
Het krediet varieert van 20% tot 35% van uw uitgaven, afhankelijk van uw inkomen. Hoe meer u verdient, hoe minder percentage u kunt claimen.
Het is misschien niet veel, maar alle beetjes helpen bij de belasting.
NOOT: Dit artikel is bedoeld als een algemene inleiding op dit onderwerp en is geen fiscaal of juridisch advies. Neem contact op met uw belastingadviseur voordat u huishoudelijke hulp inhuurt. Elke situatie is anders, en de belastingwetgeving verandert regelmatig.